Wiesz już, czym jest KSeF i jakie zmiany wprowadza, a jeśli nie, to sprawdź w artykule https://anitagolebiewska.com/ksef-co-trzeba-wiedziec/. Wprowadzenie księgowości elektronicznej odbywa się według określonych zasad. Najważniejsze dotyczyć będą oczywiście samego używania KSeF-u. Za niestosowanie się do przepisów przewidziane są kary.
Co trzeba wiedzieć na ten temat?
Docelowe kary będą przede wszystkim brak obowiązku korzystania z narzędzia oraz wysyłania dokumentów i będą one wynosiły:
- do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej wbrew ustawie,
- do 18,7% kwoty faktury ogółem, gdy faktura nie obejmuje kwoty podatku.
Kary te będą naliczane przez urząd i przedsiębiorca będzie je płacił bezposrednio, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu danej kary. Co ważne, zaczną obowiązywać od 2025 roku.
Istnieją wytyczne ze strony MF dotyczące miarkowania kar. Organ będzie brał pod uwagę:
- wagę i okoliczności naruszenia prawa,
- częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku,
- uprzednie ukaranie za to samo zachowanie,
- stopień przyczynienia się strony,
- działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa,
- wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą nakładana jest administracyjna kara pieniężna.
Proces wymierzania kar będzie dokładnie analizowany przy każdej zaistniałej sytuacji indywidualnie. Kary będą także miały za zadanie dyscyplinowanie wszystkich podatników do tego, by stosować się do wymogów ministerstwa.
Jak korzystać z KSeF?
Przede wszystkim niezbędne jest posiadanie uprawnień dostępu do e-faktury w KSeF oraz dalszych uprawnień do nadawania, zmian i odbierania.
Dostęp do systemu dla osób fizycznych (prowadzących JDG) będzie przyznawany automatycznie. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą korzystać z uprawnień pierwotnych i nie muszą się zgłaszać do urzędu celem nadania im uprawnień. Uwierzytelniają się one za pomocą Podpisu Zaufanego lub podpisem elektronicznym.
Pozostali muszą założyć ZAW-FA – dokument nadający uprawnienia innym osobom, chyba że posiadają pieczęć elektroniczną, która pozwoli zalogować się do KSeF bez pozostawienia imiennego śladu.
Dalsze uprawnienia, które będzie można nadawać po uzyskaniu upoważnienia od klienta:
- dla konkretnej osoby fizycznej (pracownika, dyrektora finansowego, głównego księgowego),
- dla innego podmiotu (np. biura rachunkowego lub kontrahenta w celu tzw. samofakturowania- w przypadku uprawnionego biura, będzie ono mogło nadawać uprawnienia swoim pracownikom).
Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji. Wystarczy, że dany podmiot zaktualizuje dane o osobach uprawnionych.
Wdrożenie KSeF w Biurze Rachunkowym
Zobacz, co warto zrobić wdrażając KSeF w Biurze Rachunkowym:
- weryfikacja procesu współpracy z Klientami,
- budowanie świadomości wśród klientów,
- wdrożenie optymalnych rozwiązań w biurze, np. przygotowanie kadry na obsługę KSeF, co pomoże w przyszłym sprawnym działaniu.
Pozostawienie wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę może być bardzo trudne, gdyż księgowi w pierwszej połowie roku 2024 mają dużo obowiązków m.in.: sporządzanie rozliczeń rocznych, sprawozdań rocznych, rozliczeń PIT-4, sporządzania sprawozdań finansowych, rozliczenia składki zdrowotnej itp.
Planując wdrożenie KSeF w Biurze Rachunkowym lub przedsiębiorstwie warto pamiętać, że teraz praca księgowych będzie jeszcze bardziej narażona na niebezpieczeństwo w sieci. Dlatego dobrze uczulić i przygotować na to klientów, dbając o bezpieczeństwo i ochronę danych m.in. przez:
- konieczność poinformowania biura rachunkowego o włamaniach na konto KSeF,
- zobowiązanie klienta do szkolenia w zakresie ochrony danych,
- przeszkolenie pracowników Biura Rachunkowego w zakresie cyberbezpieczeństwa — to równie ważne, co szkolenie z zakresu obsługi klienta, czy szkolenia merytoryczne,
- stosowanie hasła powyżej 12 znaków z różnymi znakami specjalnymi,
- brak zapisywania haseł,
- korzystanie z narzędzi przechowywania haseł,
- zabezpieczenia dostępu do komputera.