Czym właściwie jest KSeF?
Krótko mówiąc, jest to system IT, który pozwala na wystawianie faktur i odbieranie ich z centralnego systemu, zarządzanego przez ministerstwo oraz podgląd dokumentów. System ten będzie nadawał każdej fakturze odrębny numer. Poza numeracją faktur stosowaną w każdej firmie, KSeF będzie generował dodatkowy numer identyfikacyjny. Dzięki temu systemowi wszystkie transakcje będą ujednolicone i dostępne w formie cyfrowej. Umożliwi on także organom podatkowym weryfikację transakcji i danych ujmowanych na e-fakturach.
KSef wchodzi w życie 01.07.2023 r. dla podatników VAT, natomiast dla osób zwolnionych jest to termin 01.01.2025 r. W tym momencie nie jest planowane przesunięcie terminu wprowadzenia systemu.
Słowo o e-fakturach
E-faktury będą jednolitą strukturą faktur, taką samą dla wszystkich firm. To forma określona i wymagana przez Ministerstwo Finansów.
Każda faktura musi mieć określony wzór logiczny. To warunek konieczny, by móc wysłać e-fakturę. Co za tym idzie, wszystkie faktury papierowe lub takie, które będą wystawione na systemach do generowania faktur, które nie będą spełniały wymogów i nie będą zintegrowane z Ministerstwem Finansów, nie będą e-fakturami.
Wydaje mi się, że w chwili przesłania dokument nie ma jeszcze nadanego numeru identyfikacyjnego. Po przesłaniu dokumentu do KSeF oraz po jego otrzymaniu, zostaje nadany numer identyfikacyjny. W tym momencie dokument staje się e-Fakturą. Dzień jego przesłania do KSeF decyduje o dacie wystawienia E-Faktury.
Po wysłaniu i otrzymaniu każdej e-Faktury będzie można pobrać UPO, lub całą paczkę dokumentów. W przypadku firm posiadających dużą ilość faktur wysyłanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru Dokumentu pojedynczo byłoby zbyt skomplikowane. W tym przypadku będzie nadawany numer paczki, który będzie zawierał specyfikację dokumentów, zawartych w paczce: numer identyfikujący poszczególną fakturę, numer faktury nadany przez system fakturujący, data przesłania dokumentu i oddzielna data jego przyjęcia (nadania numeru KSeF).
Co i kiedy się zmieni?
- Od 1 lipca 2024 r. nie będzie not korygujących, ponieważ nawet drobne korekty będą wymagały wystawienia faktury korygującej,
- Od 1 stycznia 2025 r. przestaną pojawiać się tzw. faktury uproszczone, tj. paragony z NIP do 450 zł — do tego okresu nie będą się one pojawiały w KSeF,
- Od 1 stycznia 2025 nie będzie faktur wystawianych przez kasy fiskalne,
- Znikną duplikaty, gdyż będziemy mieć dostęp do faktur, zapisanych w systemie na stałe — duplikaty nie będą już zatem potrzebne.
Wysyłka poza KSeF — kiedy to możliwe?
Wysyłka poza KSeF będzie możliwa w poszczególnych przypadkach:
- faktury na rzecz konsumentów,
- faktury wewnętrzne,
- pro-formy,
- załączniki,,
- noty księgowe / rachunki,
- e-Faktury na rzecz kontrahentów zagranicznych (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza nim),
- e-faktury dotyczące transakcji, dla których miejsce świadczenia jest poza Polską (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza nim).
Zasady obrotu e-fakturą
W przypadku zasad obrotu e-fakturą najważniejsza jest znajomość daty i wizualizacja danych wysyłanych do KSeF. Zarówno przedsiębiorca, jak i biura rachunkowe muszą zwrócić uwagę na poniższe punkty:
- Data wystawienia — Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KseF. Ważną zmianą jest fakt, że nie będzie obowiązywała data wystawienia faktury w obecnych systemach księgowych i nie będzie ona miała większego znaczenia.
- Data odebrania — Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Data przesłania ujęta w numerze KSeF nie ma znaczenia.
- Wizualizacja — Każda e-faktura przesłana poza KSeF powinna być opatrzona kodem QR. Może zawierać dodatkowe informacje, jak np. numer KSeF i logo, jednak nie powinny to być informacje dotyczące przedmiotu transakcji.
Od 2025 roku na przelewach nie będzie wpisywany numer faktury, tylko numer KSeF — składający się z 36 znaków. Banki przygotowują już dokumenty z odpowiednim polem, przeznaczonym na numer faktury. Jeśli np. będziemy płacić za paczkę dokumentów, systemy będą generowały numer paczki. Po jej rozpakowaniu będzie można przypisać, do których numerów została dokonana płatność. To istotna zmiana nie tylko w systemie fakturowym, lecz także płatniczym.
Faktura offline — kiedy będzie możliwa?
Taka faktura będzie występowała, gdy np.:
- nastąpi awaria KSeF,
- wystąpią prace serwisowe KSeF,
- wystąpią awarie po stronie podatnika.
W każdym z tych przypadków faktura offline powinna trafić do systemu w określonym terminie — 7 dni roboczych w przypadku Ministerstwa oraz 1 dnia roboczego w przypadku przedsiębiorcy.
