KSeF ma wejść w życie 01.07.2024 r. dla podatników VAT oraz 01.01.2025 r. dla osób zwolnionych. Oznacza to, że już niebawem systemy księgowania i fakturowania czekają spore zmiany.
KSeF to system, który pozwala na wystawianie faktur, odbieranie ich z centralnego systemu, zarządzanego przez ministerstwo. Zajrzyj tutaj, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat: https://anitagolebiewska.com/ksef-co-trzeba-wiedziec/
Jego wprowadzenie nakłada na biura rachunkowe i przedsiębiorców obowiązek korzystania z nowego systemu. Spory zapas czasu, jaki ministerstwo dało na jego wprowadzenie, powinien zostać wykorzystany na dostosowanie oprogramowania do nowych wymogów, poinformowanie klientów oraz dopasowanie umów między biurami a klientami, czy przeszkolenie pracowników.
To istotne działania, biorąc pod uwagę zmiany, jakie niesie za sobą wprowadzenie KSeF.
Co zmieni KSeF?
Na wstępie można wyróżnić 4 podstawowe zmiany, jakie zostaną wprowadzone automatycznie z nowym systemem.
- Podatnik będzie zobowiązany do wysyłania każdej faktury do centralnego rejestru w dniu jej wystawienia.
- Nie będzie not korygujących (od 01.07.2024 r.), ponieważ nawet drobne korekty będą wymagały wystawienia faktury korygującej.
- Nie będzie faktur wystawianych przez kasy fiskalne (od 01.01.2025 r.).
- Znikną duplikaty, gdyż będziemy mieć dostęp do faktur, zapisanych w systemie na stałe.
- Od 2025 roku płacąc za faktury będziemy posługiwali się 36 numerem KSeF.
Oprócz zmian o charakterze księgowym warto zwrócić uwagę na zmiany w relacjach między biurem a klientem. Konieczne będzie:
- zweryfikowanie procesu współpracy z Klientami (wdrożenie zmian, dostosowanie umów, informacje pod kątem odpowiedzialności obu stron),
- zbudowanie świadomości wśród klientów (informujemy i uczulamy odnośnie KSeF, gdyż to właśnie po ich stronie będzie bardzo dużo zmian),
- wdrożenie optymalnych rozwiązań w biurze (np. różne warianty współpracy), takich jak przygotowanie kadry na obsługę KSeF, co pomoże w przyszłym sprawnym działaniu,
- zmiany w cenniku — wszystkie kwestie związane z obsługą KSeF-u powinny być traktowane jako dodatkowo płatne usługi — np. prace związane z nieprawidłowym działaniem KSeF lub nieprawidłowe działanie Klienta w nowym zakresie.
Co z fakturami offline?
Oczywiście największą zmianą, jaką wprowadza KSeF, jest obowiązek tworzenia faktur w formie elektronicznej i odejście od formy papierowej. Jednak, jako że od każdej reguły są wyjątki, także w tym przypadku przewidziane są sytuacje, które zezwolą na wystawianie faktury offline. Są to jednak wyjątkowe przypadki, do których zaliczać się będą:
- awaria KSeF objęta komunikatem BIP MF,
- prace serwisowe KSeF objęte komunikatem BIP MF,
- awarie po stronie podatnika.
Awarie po stronie podatnika uniemożliwiające wysyłkę faktury do systemu KSeF, będą wymagały udokumentowania ich zaistnienia. Już dzisiaj wiemy, że nadużywanie rozwiązania związanego z wystawieniem faktur w formie offline może skutkować nakładaniem kar kar finansowych. Tak samo będzie traktowane niestosowanie się do zaleceń fakturowania w formie elektronicznej. Kary będę mogły być nakładane zarówno na biuro rachunkowe, jak i przedsiębiorcę, który wystawił dokument.
Dlaczego warto działać nad wdrożeniem KSeF już teraz?
Nowy system wprowadzi zmiany nie tylko w dziale księgowym firmy. Wpłynie także na relacje z klientami, dział informatyczny, czy pracę osób decyzyjnych w firmie.
Jeśli chcesz, by Twoja firma lub biuro rachunkowe było gotowe na nowy system i wdrożyło go bez komplikacji, skontaktuj się ze mną. Pomogę Ci wprowadzić KSeF bezpiecznie i z korzyścią dla przyszłości.
