KSeF wchodzi w życie już 1 lipca 2024 r. Początkowo miał on być wdrażany już od początku stycznia 2024 r. Data ta została jednak przesunięta o pół roku, a mimo tego wciąż nie ma pewności, czy nie ulegnie ona zmianie. Część branży retailowej przygotowuje się już na nowe przepisy. Aż 35% detalistów uwzględniła w swoich planach inwestycyjnych na ten rok wdrażanie KSeF — jak wynika z raportu RetailTech 2023 przygotowanego przez Exorigo-Upos. Podaje on, że blisko 66% przedstawicieli branży detalicznej jest przygotowana do wysyłania i odbierania e-faktur. Warto zaznaczyć również, że 90% firm przeznaczających na rozwój swojego sektora IT co najmniej 3% obrotów traktuje kwestię KSeF-u jako priorytetową do wdrożenia w strategię przedsiębiorstwa.
Biura rachunkowe a KSeF
Niepokojąco wygląda sytuacja biur rachunkowych. To właśnie one będą miały najwięcej do czynienia z nowymi e-fakturami. Z badania przeprowadzonego przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) wynika jednak, że 42% nie zaczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF-u, a 35% nie czuje się wystarczająco gotowa. Przygotowanie i gotowość deklaruje zaledwie jedna piąta biur. Nawet one są jednak wciąż w trakcie poszerzania wiedzy o systemie.
Jakie mogą być konsekwencje?
Głównym problemem, jaki pojawi się w firmach, które nie wdrożyły systemu odpowiednio wcześniej lub nie były do niego przygotowane, będzie zaburzenie pracy kilku działów i osób na decyzyjnych stanowiskach. Może to wpłynąć na księgowość, IT, czy obsługę klienta. Obawy względem KSeF-u wyrażają nie tylko pracownicy dużych firma, lecz także ich klienci. Kłopotliwe może okazać się również wdrożenie KSeF-u w ostatniej chwili u małych przedsiębiorców. Nawet jeśli prowadzą oni niewielki biznes muszą liczyć się z tym, że wdrożenie nowego systemu, nawet przez wynajętą firmę zewnętrzną, będzie czasochłonne.
Kary finansowe
Najbardziej dotkliwą konsekwencją nieprzestrzegania lub niewdrożenia KSeF-u będą kary finansowe. Są one przewidziane od początku 2025 roku, co daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przyzwyczajenie do nowego systemu fakturowania. Kary te będą uwzględnione w ustawie o VAT i nakładane m.in. gdy faktury nie będą wystawiane za pomocą systemu, gdy w wyniku awarii systemu lub problemów z dostępem do niego (po stronie wystawiającego) nie zostanie wystawiona e-faktura, a możliwa do wystawienia w takich okolicznościach faktura offline, nie zostanie nadesłana w wymaganym terminie.
Miarkowanie kar będzie uzależnione od wagi i częstotliwości, popełnianych błędów, okoliczności, działań podjętych zapobiegawczo, czy korzyści, jakie dana strona mogła wyciągnąć z popełnionego błędu.
Brak wdrożenia KSeF-u to nie tylko problem z pracą firmy i karami finansowymi, lecz także trudnościami z komunikacją z klientami. Mogą pojawić się opóźnienia faktur, a co za tym idzie kłopoty finansowe.
Dlaczego najlepszy moment na wdrożenie KSeF jest właśnie teraz?
Wiele podmiotów potrzebuje wsparcia specjalistów, zarówno w samej obsłudze systemu, jak również szkolenia pracowników, czy komunikacji z klientem. Im bliżej terminu wprowadzenia KSef, tym trudniej będzie znaleźć osobę lub firmę, która w tym pomoże. Jest też spore prawdopodobieństwo, że będzie się to wiązać z wyższymi kosztami.
Margines czasu da pracownikom poczucie bezpieczeństwa. Zyskają czas na przeszkolenie i oswojenie z nowymi realiami. Firma natomiast na wprowadzenie niezbędnych zmian w strukturze przedsiębiorstwa.