KSeF to nie tylko proste i gotowe rozwiązania. To narzędzie, które pozostawia sporo pytań i nietypowych kwestii do uregulowania przez korzystające z nie biura. Jedną z takich jest możliwość przechowywania dokumentów online, a właściwie jej brak.
Archiwizacja dokumentów
Krajowy System e-Faktur daje możliwość całkowitego przejścia z faktur papierowych na elektroniczne. Wystawiane za jego pomocą faktury ustrukturyzowane będą archiwizowane i przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie zarówno dla biur rachunkowych, przedsiębiorców, jak również ich klientów, czy kontrahentów.
Czego nie przechowamy w KSeF?
Niestety nie każdy dokument może zostać zarchiwizowany w KSeF. Na wstępie trzeba zaznaczyć, że system ten w ogóle nie obsługuje załączników. A więc wszelkiego rodzaju zewnętrzne dokumenty dostarczane przez klientów, czy wystawiane przez biuro, które nie są e-Fakturami, nie będą obsługiwane ani przechowywane w KSeF. To oznacza, że zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorcy muszą samodzielnie znaleźć narzędzia, które umożliwią sprawne i bezpieczne przechowywanie dokumentów online. KSeF nie posiada archiwum, dlatego należy mieć własne. To bardzo ważna kwestia, o której wciąż zapominamy. Wiele biur, czy przedsiębiorców liczy także, że krajowy system sam przyjdzie do nich z gotowym rozwiązaniem. Niestety aktualnie nic nie wskazuje na to, by KSeF miał zostać rozszerzony o dodatkowe archiwum. Zanim go wdrożymy, warto zatem zorientować się na rynku księgowym, które narzędzie będzie najlepsze i najbezpieczniejsze.
Gdzie przechowywać dokumenty online?
Z własnego doświadczenia mogę polecić kilka rozwiązań, które sprawdzą się przy archiwizowaniu i przechowywaniu dokumentacji online, której nie przyjmie KSeF. Mogę polecić:
- Dysk Google — pozwala na bezpieczne przechowywanie i edytowanie plików na dowolnym urządzeniu w ponad 100 najpopularniejszych formatach bez konieczności ich konwertowania. Oferuje 6 wariantów pakietów o różnej ilości miejsca, z czego pierwszy darmowy daje 15 GB. To często podstawowe narzędzie wśród księgowych i pierwszy wybór wśród osób prywatnych i przedsiębiorców. Może być także w formie aplikacji, co zapewnia wygodny dostęp w dowolnym miejscu i czasie.
- Dropbox — to aplikacja komputerowa dająca możliwość zapisywania, wyświetlania, udostępniania i dostępu do plików i folderów w dowolnym miejscu i czasie. Oferuje dwa pakiety o różnych ilościach miejsca, z czego pierwszy i darmowy to 2 GB.
- Istnieją także programy, które jednocześnie ułatwiają prowadzenie finansów firmy na wielu płaszczyznach, jak również przechowywanie dokumentów.
Wprowadzając KSeF w swoim biurze lub przedsiębiorstwie, pamiętaj, by wybrać odpowiednie narzędzia, które Cię w tym wspomogą, np. właśnie w obszarze przechowywania dokumentów.
A jeśli chcesz wdrożyć nowy system księgowy w swojej firmie bez kłopotów i niemiłych niespodzianek, skontaktuj się ze mną i weź udział w szkoleniu w tym zakresie. Bądź gotowy na KSeF!
